まさ工房

ExcelVBAとAcessDBを利用した業務支援ツールを作成する工房です

【Excel設定】Excelでプルダウンリストを設定(作成)するにはどうするの?教えて!

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プルダウンリストとは、クリックするとリストが現れ、選択することで対象セルにデータを入力できる仕組みの事を言います。定形的な入力作業や繰り返しの入力作業ミスをなくし、効率アップを図るには最適な方法となります。 

 

【目次】

 

設定方法

設定方法について、具体的に説明します。 

セルにプルダウンする値を直接入力する方法

まず最初に、セルにプルダウン値を直接入力する方法について説明します。

(1)A1セルにプルダウンリストを設定するため、A1セルを選択(クリック)します。

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(2)メニューにある「データ」をクリックします。

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(3)データツールに含まれている「データの入力規制」をクリックします。

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(4)データの入力規制画面が開きます。
「設定」タブに含まれる入力値の種類より「リスト」を選択(クリック)します。

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(5)元の値を入力するエリアが表示されるので、ここにプルダウンリストで表示する値を直接入力していきます。 

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(6)今回は苗字を直接入力します。
例として「大山,久保木,岡田,落合,遠藤」を入力し、『OK』ボタンをクリックします。
※入力方法として、文字と文字の間は半角カンマ(,)で区切ります。

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(7)A1セルにプルダウンボタン(▼)が表示されます。
※この時点でプルダウンリストがA1セルに設定された事になります。

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(8)プルダウンボタン(▼)をクリックすると先程入力した苗字が表示されます。

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(9)今回は「岡田さん」を選択(クリック)してみます。

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(10)A1セルに「岡田さん」が表示されました。

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セルにプルダウン値を直接入力する方法についての説明は以上です。

 

範囲が決められているデータ一覧をプルダウン値にセットする方法

次に、範囲が決められているデータ一覧をプルダウン値にセットする方法について説明します。 

(1)A2セルにプルダウンリストを設定するため、一覧表を作成しておきます。

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(2)プルダウンリストを設定するため、A2セルを選択(クリック)します。

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(3)メニューにある「データ」をクリックします。

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(4)データツールに含まれている「データの入力規制」をクリックします。

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(5)データの入力規制画面が開きます。
「設定」タブに含まれる入力値の種類より「リスト」を選択(クリック)します。

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(6)元の値を入力するエリアが表示されるので、ここにプルダウンリストで表示する値を設定していきます。

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(7)元の値の右端にある範囲選択アイコンをクリックします。

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(8)データ入力規制画面(範囲選択)が表示されるので、表示するリスト範囲を選択していきます。

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(9)一覧表のデータをリンクさせるため、C2セル~C6セルの範囲をドラッグにて選択します。
選択すると同時にデータの入力規制画面に範囲が記入されます。
※選択範囲は「=$C$2:$C$6」として表示されます。
最後に<Enter>キーを押下します。

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(10)元の値に「=$C$2:$C$6」が表示されるので、『OK』ボタンをクリックします。

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(11)A2セルにプルダウンボタン(▼)が表示されます。
※この時点でプルダウンリストがA2セルに設定された事になります。

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(12)プルダウンボタン(▼)をクリックすると先程選択した苗字が表示されます。

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(13)今回は「岡田さん」を選択(クリック)してみます。

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(14)A2セルに「岡田さん」が表示されました。

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範囲が決められているデータ一覧をプルダウン値にセットする方法についての説明は以上です。

 

範囲が可変するデータ一覧をプルダウン値にセットする方法

最後に、範囲が可変するデータ一覧をプルダウン値にセットする方法について説明します。 

(1)A2セルにプルダウンリストを設定するため、一覧表を作成しておきます。

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(2)プルダウンリストを設定するため、A2セルを選択(クリック)します。

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(3)メニューにある「データ」をクリックします。

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(4)データツールに含まれている「データの入力規制」をクリックします。

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(5)データの入力規制画面が開きます。
「設定」タブに含まれる入力値の種類より「リスト」を選択(クリック)します。

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(6)元の値を入力するエリアが表示されるので、ここにプルダウンリストで表示する値を設定していきます。

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(7)元の値の右端にある範囲選択アイコンをクリックします。

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(8)データ入力規制画面(範囲選択)が表示されるので、表示するリスト範囲を選択していきます。

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(9)一覧表のデータをリンクさせるため、「=OFFSET(C2,0,0,COUNTA(C:C)-1,1)」と入力します。
入力後に<Enter>キーを押下します。
※この入力はリンク範囲を可変させる関数を使った記述となります。
具体的な内容は以下で解説します。

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[入力した数式の詳細内容]:

=OFFSET(C2,0,0,COUNTA(C:C)-1,1

※入力したOFFSET関数について説明します。今回はOFFSET関数とCOUNT関数の組み合わせでプルダウンリストの範囲を指定すると言った内容になります。まず最初の「C2」の部分ですが、範囲選択のスタートセルを表します。よって今回は「C2セルを起点として」となります。次に「0,0」の部分ですが、先程のスタートセルから行列をどれくらいずらすのかの指定になります。左側の「0」が行数を表し、右側の「0」が列数を表します。よって今回は「C2セルから0行×0列をずらす」となるため、結論C2セルのままとなります。最後に「COUNTA(C:C)-1,1」の部分ですが、プルダウンリストに表示する範囲を指定します。左側の「COUNT(C:C)-1」が行数を表し、右側の「1」が列数を表します。今回左側で指定したCOUNT関数は「C列に入力されている件数から1を引いた件数」と言う意味になります。これは1行目の見出しをプルダウンリストの表示対象外とするためになります。これにより、計算結果は6-1=5となり、5件のデータがプルダウンリストの表示対象となります。また、右側の「1」は1列が表示対象となるため、「5行×1列の範囲」との意味になります。これらを全て纏めると、今回セットした関数は、「C2セルを起点として、5行×1列の範囲をプルダウンリストに表示して下さい。」の意味になります。

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(10)元の値に「=OFFSET(C2,0,0,COUNTA(C:C)-1,1)」が表示されるので、『OK』ボタンをクリックします。

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(11)A2セルにプルダウンボタン(▼)が表示されます。
※この時点でプルダウンリストがA2セルに設定された事になります。

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(12)プルダウンボタン(▼)をクリックすると先程の指定範囲の苗字が表示されます。
※データが入力されている範囲がC2セル~C6セルなので、その範囲(5名)のデータが表示された事を確認できます。

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(13)ここで一覧表のC7セルに「石田さん」を追加してみます。

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(14)A2セルのプルダウンボタン(▼)を再度クリックしてみます。

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(15)入力した数式が自動で再計算を行い、石田さんを含めた指定範囲の苗字が表示されました。
※再計算された事でデータが入力されている範囲がC2セル~C7セルに変更となり、表示内容が変わりました。

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範囲が可変するデータ一覧をプルダウン値にセットする方法についての説明は以上です。

 

おわりに

プルダウンリストは、誰でも間違いなく同じ結果を入力する事ができる手段としてとても重宝する機能です。是非有効に活用して頂ければと思います。